Wprowadzenie
Celem tego artykułu jest pokazanie Ci, drogi potencjalny kliencie, że poważnie traktujemy zadanie zapewnienia, że nasza współpraca z Tobą przyniesie Ci większy zwrot z inwestycji niż poniesione koszty. Wybór systemu ERP to ważna decyzja - systemów ERP raczej nie zmienia się zbyt często 😊. Ponieważ nie jesteś jeszcze ekspertem w Odoo ERP, mogą istnieć pewne koszty związane z korzystaniem z Odoo ERP, których nie jesteś świadomy - dlatego uważamy, że naszym obowiązkiem jest poinformowanie Cię o nich od samego początku
Poniższa lista przedstawia różne czynniki, które będą miały wpływ na całkowity koszt wdrożenia i utrzymania Odoo w firmie w ciągu najbliższych pięciu do dziesięciu lat. Porównując oferty na systemy ERP, można sprawdzić, czy inne firmy podały cenę za każdy z poniższych elementów. Niektóre elementy mogą wydawać się oczywiste, ale nie wiemy, ile wiesz, więc wolimy napisać więcej niż mniej.
Koszty ogólne
1. Odoo ERP Edycja
Pierwszym krokiem do wdrożenia Odoo jest podjęcie decyzji, która edycja jest odpowiednia dla Ciebie: Odoo Community (open-source, licencja LGPLv3) lub Odoo Enterprise (licencja własnościowa, z dostępem do kodu źródłowego po uiszczeniu opłaty). Wybór między tymi dwiema wersjami jest istotny, ponieważ chociaż wersja Community jest całkowicie darmowa, brakuje jej niektórych funkcji dostępnych w wersji Enterprise, takich jak aktualizacje, aplikacja mobilna lub funkcje księgowe - żeby wymienić tylko kilka. W Solvti prowadzimy naszych klientów przez tę decyzję w oparciu o ich cele ERP.
More about differences in Odoo Editions: https://www.odoo.com/page/editions
2. Odoo ERP Licencje (Tylko dla Odoo Enterprise Edition)
Cennik licencji Odoo Enterprise można znaleźć tutaj. To, czy należysz do planu Standard, czy Custom, zależy od tego, w jaki sposób chcesz korzystać z Odoo. Jeśli odpowiedź na którekolwiek z poniższych pytań brzmi „tak”, będziesz musiał korzystać z Odoo Enterprise:
- Chcesz zarządzać wieloma firmami w jednej bazie danych Odoo?
- Czy będziesz używać skryptów do automatyzacji niektórych przepływów pracy w Odoo?
- Potrzebujesz zintegrować Odoo z zewnętrznymi systemami?
- Czy potrzebujesz hostingu innego niż Odoo Online? Więcej w punkcie 4. Hosting poniżej.
- Czy chcesz używać niestandardowych modułów lub rozszerzeń?
- Czy będziesz używać aplikacji innych firm z Odoo Apps Store?
P: Czy mogę mieć niektórych użytkowników w planie Standardowym, a innych w planie Niestandardowym?
O: Nie, nie można łączyć planów Standard i Custom w ramach tej samej instancji. Każdy plan ma na celu zaspokojenie innych potrzeb, więc musisz wybrać ten, który najlepiej pasuje do ogólnych wymagań.
3. Usługi wdrożeniowe Odoo ERP
Wdrożenie systemu ERP obejmuje takie działania, jak analiza bieżących procesów biznesowych, zdefiniowanie celów systemu IT, konfiguracja systemu, instalacja modułów, integracja z innymi systemami IT, migracja danych, szkolenie użytkowników, analiza ryzyka i wsparcie powdrożeniowe. Prace te są zazwyczaj wykonywane przez partnera wdrożeniowego, takiego jak Solvti. Jeśli czytasz ten dokument, prawdopodobnie rozważasz wdrożenie Odoo ERP z nami, a jeśli nie, zachęcamy do kontaktu - wdrożenia Odoo to nasza specjalność.
Porozmawiaj z nami, aby uzyskać spersonalizowaną wycenę wdrożenia Odoo w Twojej firmie.
4. Hosting
Dostępnych jest pięć opcji hostingu:
- Odoo Online (zwane również Odoo SaaS): Bezpłatne, ale dostępne tylko z Odoo Enterprise Edition (zarówno w planie Standard, jak i Custom).
- Odoo.sh: Usługa chmurowa Odoo z dedykowanymi funkcjami dla Odoo. Dostępna tylko dla Odoo Enterprise Custom Plan. Niedostępne dla Odoo Community ani Odoo Enterprise Standard. Koszt hostingu jest różny, ale zazwyczaj waha się w granicach 60-80 euro miesięcznie - niezależnie od liczby licencji Odoo. Więcej informacji o funkcjach i cenach: https://www.odoo.sh/
- On-Premise: Instalacja na serwerze, dostępna dla Odoo Community i Odoo Enterprise Custom, ale nie dla Odoo Enterprise Standard.
- Other Cloud Providers: Odoo można hostować w niemal dowolnej usłudze w chmurze. Ta opcja jest dostępna dla Odoo Community i Odoo Enterprise Custom, ale nie dla Odoo Enterprise Standard..
- Solvti Hosting: Jeśli potrzebujesz hostingu, ale wolisz nie korzystać z Odoo.sh, oferujemy nasze usługi hostingowe. Ta opcja jest dostępna dla Odoo Community i Odoo Enterprise Custom, ale nie dla Odoo Enterprise Standard. Interesujące jest, gdy korzystasz z Odoo Community, chcesz mieć pewność, że Twoje dane pozostaną w Unii Europejskiej, potrzebujesz wysoce dostępnej bazy danych Odoo lub masz specjalne potrzeby integracyjne, które nie są obsługiwane przez Odoo.sh.
P: Skoro hosting Odoo Online jest darmowy, dlaczego miałbym chcieć korzystać z płatnego hostingu?
O: Odoo Online jest ograniczone - nie można korzystać z niestandardowych rozwiązań, modułów innych firm ani Odoo Community Edition. Płatny hosting zapewnia elastyczność i możliwość personalizacji.
Pozostałe koszty / koszty pośrednie
5. Aktualizacje wersji Odoo
Odoo S.A. co roku wydaje nową wersję Odoo. Zalecamy aktualizację bazy danych Odoo co 1-3 lata, aby korzystać z najnowszych funkcji i ulepszeń. Ponadto Odoo obsługuje tylko trzy ostatnie wersje, co oznacza, że starsze wersje nie otrzymują aktualizacji zabezpieczeń.
Jeśli nie korzystasz z Odoo Online, migracja jest procesem ręcznym, często wykonywanym przez tę samą firmę, która wdrożyła dla Ciebie Odoo. Proces migracji może zająć od kilku godzin do kilku dni roboczych lub (w przypadku dużych wdrożeń Odoo) do kilku miesięcy, w zależności od zakresu dostosowania i rozmiaru bazy danych.
Aby zminimalizować koszty migracji:
- Zaimplementuj jak najmniej zmian w kodzie i ogranicz użycie zewnętrznych modułów.
- Migruj regularnie, najlepiej co 2-3 lata.
- Jeśli korzystasz z Odoo Enterprise, migracja będzie tańsza niż w przypadku Odoo Community.
6. Zakup modułów w sklepie Odoo Apps Store
Odoo oferuje jeden z największych sklepów z aplikacjami na świecie: Odoo Apps Store. Niektóre z tych modułów są płatne, a zakup jednego z nich będzie wiązał się zarówno z kosztem modułu, jak i wszelkimi powiązanymi kosztami instalacji.
Instalacja modułu może wiązać się z dodatkowymi kosztami, zwłaszcza jeśli pojawią się konflikty między nowo zakupionym modułem a istniejącymi modułami, które będą wymagały rozwiązania przez programistę. Co więcej, każdy moduł zwiększa obciążenie związane z utrzymaniem instancji Odoo, co oznacza, że zapłacisz nie tylko za instalację, ale potencjalnie także za przyszłe migracje.
P: Jeśli zakupię moduł w Odoo App Store teraz, czy będę musiał zapłacić za niego ponownie podczas migracji do nowszej wersji Odoo?
O: Tak, moduły z Odoo App Store są kupowane dla konkretnej wersji. Oznacza to, że w przypadku migracji do nowszej wersji za kilka lat trzeba będzie ponownie zapłacić twórcy modułu, aby otrzymać zaktualizowaną wersję zgodną z nową wersją Odoo.
7. Dodatkowe płatne usługi w Odoo
Podczas gdy wszystkie moduły i aplikacje Odoo są zawarte w jednej cenie, jak wyszczególniono tutaj, Odoo oferuje kilka płatnych usług świadczonych przez strony trzecie, takich jak digitalizacja faktur oparta na sztucznej inteligencji, wysyłanie SMS-ów lub generowanie leadów. Usługi te zazwyczaj działają w systemie kredytowym, w którym każda usługa, taka jak digitalizacja pojedynczej faktury, kosztuje jeden kredyt. Cennik tych usług: https://iap.odoo.com/iap/all-in-app-services.
Dodatkowo, niektóre moduły dostępne w Odoo Apps Store lub niestandardowe mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami użytkowania. Zawsze pytaj, czy koszt modułu innej firmy jest jednorazową opłatą, czy subskrypcją
8. Wsparcie użytkowników i administracja systemem
System ERP jest tak dobry, jak wprowadzone do niego dane i sposób jego utrzymania. Często doradzamy naszym klientom, aby wyznaczyli osobę do obsługi Odoo i przeszkolili pracowników w zakresie prawidłowych praktyk wprowadzania danych. Jeśli wcześniej nie korzystałeś z systemu ERP, może to być nowa rola w Twojej firmie, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.
W przypadku małych firm może to wymagać tylko kilku godzin miesięcznie, ale większe firmy mogą potrzebować jednego lub więcej pełnoetatowych pracowników, którzy będą działać jako pierwsza linia wsparcia dla pracowników - odpowiadając na pytania, zarządzając uprawnieniami, łącząc zduplikowane wpisy, importując i eksportując dane, zarządzając szablonami wiadomości e-mail i układami wydruków itp.
Solvti może przejąć niektóre z tych obowiązków, jeśli jesteś zainteresowany - szczególnie jeśli chodzi o wsparcie użytkownika. Dowiedz się więcej tutaj.
P: Czy utrzymanie porządku w bazie danych Odoo jest naprawdę takie ważne?
O: Oczywiście. System ERP ma ci służyć, sprawiając, że operacje biznesowe będą płynniejsze, a nie bardziej skomplikowane. Aby to osiągnąć, ważne jest, aby jasno zdefiniować cele biznesowe i dane sprawozdawcze / kontrolne potrzebne do efektywnego zarządzania firmą. Pozwoli to na wybór modułów i sposobu ich wykorzystania. Gdy pracownicy zrozumieją cel i wartość utrzymania zorganizowanego systemu, będą bardziej zmotywowani do utrzymania go w porządku.
Szkolenie jest również kluczowe! Bez odpowiedniego szkolenia pracownicy mają tendencję do opierania się korzystaniu z systemu, twierdząc, że nie mają czasu na jego aktualizację. Dzięki dobremu szkoleniu nie tylko będą entuzjastycznie korzystać z Odoo, ale także odkryją nowe funkcje, stając się ambasadorami Odoo w Twojej firmie. Zmniejsza to potrzebę płacenia firmom zewnętrznym za wdrażanie dodatkowych modułów.
9. Dostosowywanie systemu i rozwój modułów niestandardowych
Jako największy na świecie system ERP typu open source, Odoo ERP zapewnia pełny dostęp do swojego kodu źródłowego, oferując nieograniczone możliwości dostosowywania do własnych potrzeb. Zmiany te mogą być wprowadzane przez pracowników działu IT lub zlecane firmom zewnętrznym. Zazwyczaj płatność dokonywana jest godzinowo lub z góry za konkretną zmianę lub funkcję w systemie.
Ważne jest jednak, aby zachować ostrożność i zminimalizować rozwój tam, gdzie to możliwe. W Solvti spotkaliśmy się z instancjami Odoo tak mocno spersonalizowanymi, że nie można ich zmigrować do nowych wersji. Chociaż nie jest tak, że migracja jest niemożliwa, koszt staje się zbyt wysoki w stosunku do korzyści płynących z aktualizacji.
W przypadku większych firm warto mieć wewnętrznych programistów do wprowadzania takich zmian, ale uwaga - programiści często wdrażają żądania bez uwzględnienia długoterminowych implikacji biznesowych. Każda zmiana powinna być oceniana pod kątem natychmiastowego kosztu rozwoju i bieżących kosztów utrzymania, które często oscylują wokół 10-20% rocznie początkowego kosztu rozwoju. Niektóre firmy nawet strukturyzują swoje oferty w ten sposób: płacisz raz za moduł i 20% rocznie za migrację i utrzymanie.
Współpracując z Solvti, otrzymujesz dedykowanego konsultanta ds. rozwiązań, który pomaga stworzyć 5-10-letni plan IT dostosowany do strategii biznesowej Twojej firmy. Często odradzamy pewne dostosowania Odoo, ponieważ zawsze skupiamy się na tym, co jest najlepsze dla klienta w dłuższej perspektywie.
Wnioski
Rozumiejąc zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie, możesz podjąć bardziej świadomą decyzję o wdrożeniu Odoo ERP w swojej firmie. Jeśli chcesz uzyskać szczegółowe oszacowanie tych kosztów dostosowane do Twoich konkretnych potrzeb, skontaktuj się z nami. Jesteśmy tutaj, aby zapewnić, że inwestycja w Odoo ERP przyniesie najlepszy możliwy zwrot.
Chociaż w tym artykule skupiliśmy się głównie na kosztach, prawdziwa ekscytacja podczas omawiania Odoo polega na odkrywaniu, co może ono wnieść do Twojej firmy i jakie wymierne wyniki może pomóc Ci osiągnąć. Współpracując z Solvti, zawsze zaczynamy od określenia celów biznesowych, wskaźników KPI i wyników finansowych, które chcesz poprawić poprzez wdrożenie Odoo. Dzięki tym dwóm elementom - zrozumieniu kosztów i ustaleniu jasnych celów - będziesz dobrze przygotowany do obliczenia zwrotu z inwestycji w Odoo ERP i maksymalnego wykorzystania nowego systemu. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci nie tylko wdrożyć Odoo, ale także prawdziwie przekształcić Twoją firmę za jego pomocą.
